Der IRS bietet weiterhin sowohl formelle als auch informelle Anleitungen zur Anwendung von Abschnitt 409A des Internal Revenue Code („Abschnitt 409A“). Die Nichteinhaltung von Abschnitt 409A führt zu schwerwiegenden und teuren Steuerproblemen. Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger häufiger Section 409A-Fehler.Wenn eine Führungskraft gekündigt wird, kann ein Unternehmen versuchen, Abfindungen auszuhandeln, die anders strukturiert sind als die Abfindungen im Arbeitsvertrag der Führungskraft. Wenn Abfindungszahlungen dem Abschnitt 409A unterliegen, können Zeitpunkt und Form der Zahlung im Allgemeinen nicht geändert werden, indem lediglich Rechte aus einer alten Vereinbarung für Zahlungen aus einer neuen Vereinbarung verwirkt oder aufgegeben werden. Dies gilt als Ersatzzahlung gemäß Abschnitt 409A und eine Ersatzzahlung muss den gleichen Zeitpunkt und die gleiche Zahlungsform wie in der ursprünglichen Vereinbarung beibehalten.In ähnlicher Weise kann eine Führungskraft einen Arbeitsvertrag mit Abfindungszahlungen gemäß Abschnitt 409A haben, und zu einem späteren Zeitpunkt wird das Unternehmen beschließen, einen Kontrollwechselvertrag mit der Führungskraft abzuschließen. Wenn die neue Change-in-Control-Vereinbarung die Zeit oder Form der Zahlung ändern würde, die im Arbeitsvertrag versprochen wurde, kann die neue Vereinbarung eine Ersatzzahlung sein, die gegen Abschnitt 409A verstößt.Eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses tritt gemäß Abschnitt 409A ein, wenn der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer vernünftigerweise davon ausgehen, dass nach einem bestimmten Datum keine weiteren Dienstleistungen für das Unternehmen (oder seine Mutter- oder Tochtergesellschaften) mehr erbracht werden oder dass das Niveau der nach diesem Datum zu erbringenden Bona-Fide-Dienstleistungen (entweder als Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer) auf 20% oder weniger der Bona-Fide-Dienstleistungen sinkt, die der Arbeitnehmer im Durchschnitt in den vorangegangenen 36 Monaten erbracht hat. Wenn ein wichtiger Mitarbeiter in den Ruhestand geht, möchte das Unternehmen möglicherweise die Führungskraft behalten, um Beratungsdienste als unabhängiger Auftragnehmer anzubieten. Nach Abschnitt 409A zählen jedoch Dienstleistungen als Berater, wenn festgestellt wird, ob eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorliegt. Wenn das Unternehmen die Führungskraft behält, Beratungsdienste in Höhe von 50% der von ihr als Angestellter erbrachten Dienstleistungen zu erbringen, gilt, dass sie das Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen im Sinne von Abschnitt 409A nicht beendet hat. Das bedeutet, dass Zahlungen im Rahmen eines nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütungsplans, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses beginnen sollten, erst beginnen können, wenn die Führungskraft eine echte Beendigung des Arbeitsverhältnisses für die Zwecke von Abschnitt 409A hat.
Kurzfristige Stundungsausnahme
Wenn eine Vereinbarung besagt, dass die Zahlung unmittelbar nach der Übertragung eines Preises erfolgt, ist dieser Preis im Allgemeinen von Abschnitt 409A gemäß der kurzfristigen Stundungsregel ausgenommen. Zum Beispiel kann die Auszeichnung verlangen, dass der Mitarbeiter am letzten Tag eines dreijährigen Leistungszeitraums bei der Firma angestellt ist, um eine Zahlung zu erhalten, und die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Leistungszeitraums. Diese Regelung entspricht der Regel des kurzfristigen Aufschubs. Einige langfristige Bonuspläne und Restricted Stock Unit-Pläne enthalten jedoch vorzeitige Vesting-Bestimmungen für den „Ruhestand“.“ Normalerweise besagen diese Vereinbarungen, dass der Mitarbeiter, wenn er bestimmte Alters- und Serviceanforderungen erfüllt, jederzeit kündigen und entweder einen anteiligen oder vollen Bonus oder eine Prämie erhalten kann. Da dieser Bonus oder diese Prämie „unverfallbar“ ist, sobald der Arbeitnehmer die Alters— und Dienstkriterien erfüllt, die Zahlung jedoch in einem späteren Steuerjahr nach der Unverfallbarkeit erfolgen kann (d. H. Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Ende des Leistungszeitraums), handelt es sich bei diesen Prämien oder Prämien nicht um kurzfristige Stundungen und sind nicht von Abschnitt 409A befreit. Da das Unternehmen fälschlicherweise dachte, der Plan sei von Abschnitt 409A ausgenommen, enthält der Plan wahrscheinlich nicht den erforderlichen Abschnitt 409A, was zu einem dokumentarischen Verstoß nach Abschnitt 409A führt.
Bonuswahlen
Abschnitt 409A sieht im Allgemeinen vor, dass die Entschädigung für Dienstleistungen, die während eines Steuerjahres erbracht wurden, bei der Wahl des Arbeitnehmers aufgeschoben werden kann, wenn die Wahl zur Verschiebung dieser Entschädigung nicht später als zum Ende des Steuerjahres vor dem Jahr erfolgt, in dem die Dienstleistungen erbracht werden. Manchmal erlauben Arbeitgeber den Arbeitnehmern jedoch fälschlicherweise, einen Ermessensbonus im Jahr vor seiner Auszahlung in einen aufgeschobenen Vergütungsplan zu verschieben — und nicht im Jahr vor seiner Erlangung. Zum Beispiel gibt ein Arbeitgeber im Jahr 2010 bekannt, dass er für 2011 erbrachte Dienstleistungen diskretionäre Boni vergeben wird, und entscheidet Anfang 2012, welche Mitarbeiter in welcher Höhe Boni erhalten. In diesem Beispiel muss die Wahl zum Aufschub des Ermessensbonus spätestens am 31. Dezember 2010 (das Steuerjahr unmittelbar vor dem Jahr, bevor er verdient wird) erfolgen — nicht am 31. Dezember 2011 (das Steuerjahr unmittelbar vor dem Jahr, bevor er gezahlt wird).
Frühere Dienstzeiten
Einige aufgeschobene Vergütungspläne verwenden Dienstjahre bei der Berechnung der Leistungsformel. Zum Beispiel erhält der Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses 10.000 US-Dollar für jedes Dienstjahr im Unternehmen. Wie oben besprochen, muss im Allgemeinen ein Angestellter Wahlen betreffend die Zeit und die Form der Zahlung treffen, bevor der Angestellter die Dienstleistungen durchführt, auf denen der Nutzen basiert. Wenn aus diesem Grund frühere Leistungen zur Berechnung der Leistungen verwendet werden und der Arbeitnehmer ab dem Tag, an dem er am Plan teilnimmt, sofort in die Planleistung einbezogen wird, kann dies einen Verstoß gegen Abschnitt 409A darstellen, wenn der Arbeitnehmer eine Wahl über den Zeitpunkt und die Form der Zahlung im Rahmen des Plans trifft, da die Wahl für bereits erbrachte Leistungen gelten würde. Stattdessen muss der Plan den Zeitpunkt und die Form der Zahlung angeben. Abschnitt 409A enthält einige Ausnahmen, um dieses Dilemma zu umgehen. Eine solche Ausnahme erlaubt es einem Arbeitnehmer, Wahlen hinsichtlich des Zeitpunkts und der Form der Zahlung für eine Leistung vorzunehmen, die frühere Dienstleistungen umfasst, wenn die Wahlen innerhalb der ersten 30 Tage nach dem Datum erfolgen, an dem der Arbeitnehmer Teilnehmer wird, und die Leistung nicht mindestens 12 Monate nach dem 30-tägigen Wahlzeitraum gilt. Unternehmen sollten jeden Vorteil in einem nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütungsplan, der eine Gutschrift für frühere Dienstleistungen enthält, sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass er der allgemeinen Wahlregel oder der Ausnahme für Leistungen entspricht, die im Laufe der Zeit gewährt werden.
Zahlung bei Tod
Gemäß Abschnitt 409A ist der Tod ein zulässiges Zahlungsdatum. Einige aufgeschobene Vergütungspläne geben jedoch an, dass die Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgt, nachdem der Plan eine Benachrichtigung oder einen Nachweis über den Tod erhalten hat. Todesanzeige oder Todesnachweis ist kein zulässiges Zahlungsereignis nach Abschnitt 409A. Dementsprechend würde eine Bestimmung, die besagt: „Das Unternehmen zahlt dem Begünstigten des Teilnehmers eine Todesfallleistung in Höhe des Betrags des Teilnehmerkontos in einem einzigen Pauschalbetrag nach Erhalt der Mitteilung über den Tod des Teilnehmers“, nicht Abschnitt 409A entsprechen.
Verrechnungen
Die Möglichkeit, Zahlungen aus einem nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütungsplan auf der Grundlage anderer Leistungen oder Schulden, die dem Unternehmen geschuldet werden, auszugleichen, ist gemäß Abschnitt 409A stark eingeschränkt. Häufige Fehler sind die Verrechnung des Betrags eines aufgeschobenen Vergütungsplans mit einem anderen aufgeschobenen Vergütungsplan plan. Diese Art der Verrechnung kann funktionieren, wenn sie so konzipiert ist, dass Zahlungen im Rahmen beider aufgeschobener Vergütungspläne gleichzeitig beginnen und in derselben Form gezahlt werden — was normalerweise nicht der Fall ist.
Allgemeine Freigabe
Wenn eine aufgeschobene Vergütungsplanzahlung von der Ausführung und Unwiderruflichkeit einer allgemeinen Freigabe abhängig ist, muss der Plan angeben, dass die Leistung entweder (a) zu einem bestimmten Zeitpunkt — z. B. am 60. Tag nach der Trennung vom Dienst – oder (b) während eines bestimmten Zeitraums, der nicht länger als 90 Tage nach der Trennung vom Dienst ist, zu zahlen ist. Wenn der festgelegte Zeitraum jedoch in einem Steuerjahr beginnt und in einem zweiten Steuerjahr endet, muss die Zahlung im zweiten Steuerjahr erfolgen. Wenn beispielsweise Leistungen im Rahmen einer Trennungsvereinbarung Abschnitt 409A unterliegen und die Vereinbarung lediglich besagt, dass die Zahlung innerhalb von 60 Tagen nach der Trennung des Dienstes erfolgt, abhängig von der Ausführung einer allgemeinen Freigabe, dann entspricht die Vereinbarung wahrscheinlich nicht Abschnitt 409A.
Bad „Guter Grund“ Definition
Abfindungspläne, die zur Befreiung von Abschnitt 409A entworfen wurden, beruhen im Allgemeinen entweder auf der Befreiung von der kurzfristigen Stundung oder der Befreiung vom Trennungsplan oder auf beiden. Um diese Ausnahmen zu erfüllen, werden diese Abfindungspläne so ausgearbeitet, dass die Zahlung von der unfreiwilligen Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers abhängt. Der Abfindungsplan kann auch die Zahlung bei freiwilliger Kündigung des Arbeitnehmers aus „gutem Grund“ zulassen. Manchmal erfüllt diese Definition von “ gutem Grund“ jedoch nicht die Anforderungen von Abschnitt 409A (eine schlechte Definition von „gutem Grund“), und das Unternehmen erfüllt versehentlich nicht die geltenden Ausnahmen von Abschnitt 409A. Wenn beispielsweise die Definition eines guten Grundes eines Plans keine Kündigungs- und Nachfrist enthält, erfüllt die Kündigung aus gutem Grund im Rahmen dieses Plans nicht die Anforderungen der Ausnahmen für kurzfristige Stundungs- oder Trennungsvergütungspläne. Wenn das Unternehmen der Ansicht war, dass die Ausnahmen zutreffen, der Plan jedoch eine schlechte Definition für einen guten Grund enthält, wurde der Plan wahrscheinlich nicht so entworfen, dass er alternativ den Anforderungen des Abschnitts 409A an Plandokumente entspricht. Die Bestimmungen des Abschnitts 409A haben aus gutem Grund eine Safe-Harbor-Definition. Daher empfiehlt es sich, die Safe-Harbor-Definition zu verwenden und einen Planfehler zu vermeiden, der durch eine schlechte Definition mit „gutem Grund“ verursacht wird.
Definition der Entschädigung für elektive Aufschiebungen
Elektive aufgeschobene Vergütungspläne definieren häufig speziell, welche Entschädigung ein Teilnehmer im Rahmen des Plans aufschieben kann. Manchmal stimmen jedoch das Plandokument und der tatsächliche Betrieb des Plans nicht überein — was zu einem operativen Verstoß nach Abschnitt 409A führt. Beispielsweise kann der aufgeschobene Vergütungsplan angeben, dass der aufgeschobene Betrag auf der Grundlage der vor einer Stundung des 401 (k) -Plans des Unternehmens gezahlten Vergütung berechnet wird. Im Gegenteil, wenn die Lohnbuchhaltungsabteilung des Unternehmens die Stundungswahl umsetzt, berechnet sie die Stundungen auf der Grundlage der nach den geltenden 401 (k) -Stundungen gezahlten Vergütung. Dies führt zu einem operativen Verstoß nach Abschnitt 409A, da zu wenig auf den aufgeschobenen Vergütungsplan aufgeschoben wurde.
Wir empfehlen Ihnen, die Plandokumente und betrieblichen Aspekte aller Leistungen gemäß Abschnitt 409A sorgfältig zu überprüfen. Wenn Sie Fragen zum Inhalt dieses Artikels haben, wenden Sie sich bitte an Mary Powell oder Marc Fosse.